Regulamin użytkowania pojazdów służbowych

Regulamin użytkowania pojazdów służbowych to pozycja obowiązkowa w firmach, w których pracownicy korzystają z pojazdów służbowych. Dokument ten pozwala bowiem uporządkować w firmie kwestie związane z korzystaniem z pojazdów służbowych. Jest to o tyle istotne, że w wielu firmach, w których nie ma regulaminu, pracownicy korzystają z pojazdów w sposób dowolny.

Co powinien zawierać regulamin użytkowania pojazdów?

Regulamin powinien zawierać regulacje w zakresie:

• osób uprawnionych do korzystania z pojazdów,
• obowiązków użytkownika,
• celów, do których pojazdy mogą być wykorzystywane,
• odpowiedzialności materialnej pracownika,
• kosztów eksploatacji pojazdów służbowych,
• przejazdów prywatnych.

Wyżej wymieniony zakres ma wyłącznie charakter ramowy. Tak naprawdę zakres regulacji jest uzależniony od sposobu wykorzystywania pojazdów służbowych w danej firmie. Warto też pamiętać, że w parze z regulaminem idą też jego załączniki zawierające wzory dokumentów wykonawczych takich jak na przykład protokół zdawczo-odbiorczy.

Regulamin użytkowania pojazdów służbowych – obowiązki użytkownika

Należy pamiętać, że pojazd służbowy to nie tylko przywilej, ale również obowiązki. Ważnym punktem każdego regulaminu jest zatem określenie obowiązków, które ciążą na użytkowniku pojazdu. Powinny one dotyczyć takich kwestii jak: bezpieczeństwo jazdy, utrzymanie czystości oraz reguły postępowania w przypadku zdarzenia drogowego.

Wykorzystywanie pojazdów na cele prywatne

Wykorzystywanie pojazdów służbowych na cele prywatne jest prawnie dopuszczalne. Wiąże się jednak z konsekwencjami podatkowymi. Udostępnienie pojazdu służbowego do wykorzystania na cele prywatne skutkuje bowiem powstaniem po stronie korzystającego przychodu. W przypadku pracowników przychód ten jest określony ryczałtowo i wynosi:

• 250 zł miesięcznie – dla samochodów o mocy do 60 kW, samochodów elektrycznych lub napędzanych wodorem,
• 400 zł miesięcznie – dla innych samochodów.

Monitoring pojazdów

W wielu firmach standardem stało się monitorowanie pojazdów służbowych za pomocą lokalizatorów GPS. Pozwala to zmniejszyć ryzyko związane z kradzieżą pojazdu oraz zwiększyć kontrolę nad sposobem wykorzystywania pojazdów.

Pracodawca decydujący się na monitoring powinien pamiętać, że wszelkie formy monitoringu podlegają regulacjom kodeksu pracy. Wprowadzenie monitoringu wiąże się z dodatkowymi obowiązkami pracodawcy takimi jak na przykład przygotowanie regulaminu monitoringu. Uregulowanie kwestii związanych z monitoringiem jest szczególnie istotne w kontekście ewentualnego wykorzystywania pojazdów służbowych do celów prywatnych.

Kancelaria Kraków – regulamin użytkowania pojazdów służbowych

Radca Prawny Maciej Mierecki oferuje przygotowanie regulaminu użytkowania pojazdów służbowych. Osoby zainteresowane usługami kancelarii zachęcam do kontaktu telefonicznego lub poprzez formularz elektroniczny. Istnieje możliwość umówienia konsultacji telefonicznych, za pośrednictwem komunikatora Microsoft Teams oraz spotkania osobistego. Dane kontaktowe oraz formularz elektroniczny znajdą Państwo w zakładce “Kontakt”.